Les serveurs cloud de SherWeb repoussent les limites de l’efficacité

Tundra améliore son efficacité de 70% en hébergeant QuickBooks dans le cloud

Xander Robar s’y connaît en efficacité. Lorsque ce fournisseur de services d’infogérance était à la recherche d’une solution de gestion de la paie pour son client, Tundra, il s’est adressé à SherWeb pour ses serveurs Performance Cloud.

Basé à Toronto, Tundra est un cabinet de recrutement qui gère les employés de plusieurs compagnies de technologie et d’ingénierie dans le monde. Depuis le début de ses activités en 2004, Tundra est passé de 3 à 170 employés, avec des bureaux en Amérique du Nord, en Europe et en Asie.

La compagnie était à la recherche d’une solution simple pour ses deux équipes de comptabilité qui gèrent chaque semaine la paie de près de 5 000 employés. Ils éprouvaient des difficultés.

Les comptables travaillent dans deux bureaux différents, à Toronto et Manille. À ce moment, ils n’arrivaient pas à consolider leur partage de fichiers, avec chaque équipe qui mettait à jour ses fichiers séparément et les sauvegardait sur Dropbox. Robar indique que le processus de consolidation nécessitait jusqu’à 10 heures supplémentaires de travail par semaine.

« C’était difficile pour eux de collaborer lorsqu’ils ne pouvaient pas voir leurs données de comptabilité », explique Robar, président d’OnSwitch. « Si la comptabilité ne fonctionne pas, rien d’autre ne le peut. La sauvegarde quotidienne d’une base de données durait presque 2 heures. C’est simplement ridicule pour une entreprise qui doit fonctionner 24 heures sur 24 ».

Conserver ses données au Canada

Robar voulait un centre de données pour Tundra qui permettrait de conserver les données de l’entreprise au Canada et de bénéficier d’un soutien technique rapide. Tundra s’intéressait à QuickBooks Édition Entreprise, mais a ensuite découvert qu’Intuit, l’éditeur de ce logiciel, émettait plusieurs restrictions quant à l’installation de ses applications sur des serveurs. Robar indique que Tundra utilise actuellement cinq applications qui s’intègrent à QuickBooks, mais Intuit ne permet que l’utilisation d’une seule d’entre elles. Robar a convaincu Tundra que l’hébergement de QuickBooks sur des serveurs Performance Cloud protégerait ses données et rendrait l’entreprise plus productive.

« Nous avions besoin d’un cloud à toute épreuve et d’un bon service. C’est ce que nous avons obtenu avec SherWeb », selon Robar.

Tundra a commencé à utiliser trois machines virtuelles sur Performance Cloud pour ses données du Canada, des États-Unis et du Royaume Uni. Les résultats ont été instantanés : une amélioration de 25 à 30% de la productivité. Les équipes de comptabilité ont aussi récupéré 10 heures de travail par semaine.

« Nous battons les records en efficacité ! Tous nos comptables utilisent le même serveur et les mêmes données en même temps, grâce aux services de Bureau à distance (RDS). Les sauvegardes sont automatisées et il n’est plus nécessaire de partager des fichiers. Nos comptables peuvent importer et exporter autant de données qu’ils veulent. S’ils ont besoin d’une approbation, ils n’ont qu’à l’indiquer dans le système. Ce n’est plus nécessaire d’envoyer des courriels ».

Une affaire pas facile à conclure

Robar a réussi à convaincre son client, mais cela n’a pas été facile. Tundra avait toujours entièrement contrôlé ses données et n’était pas prêt à en confier la gestion à un tiers. Quelques mauvaises expériences avec d’autres fournisseurs de services en TI les rendaient sceptiques à l’idée d’aller vers une solution dans le cloud. Robar s’est tourné vers SherWeb afin d’obtenir son soutien et, grâce aux études de cas et aux références du partenaire qu’il a pu fournir à Tundra, le client s’est décidé à faire le pas.

« Si nous vous mettons dans le cloud de SherWeb, je suis confiant que vos informations seront protégées dans un centre de données sécurisé. Elles représentent le moteur de votre activité, vous devez les protéger. Ce n’est sûrement pas sur un serveur local que vous le ferez ! », a dit Robar à Tundra.

La migration des données était une autre paire de manches. Robar explique que les comptables travaillent sans interruption pour couvrir plusieurs fuseaux horaires, donc le temps pour une migration des données était très réduit. Pendant la migration, un problème lié à une adresse IP statique s’est présenté, mais Robar a pu le résoudre rapidement, notamment en sortant un technicien de SherWeb de son lit à 4 heures du matin.

« Notre fenêtre de maintenance était courte et nous n’aurions pas eu l’opportunité d’en demander une autre pour la même semaine. J’ai appelé SherWeb et, en moins de 15 minutes, un technicien était à la tâche pour m’aider. Il lui a fallu une demi-heure pour résoudre le problème. Depuis cette migration, nous n’avons enregistré aucun incident. C’est exactement le niveau de support que je souhaite d’un fournisseur de cloud ».

Robar explique que l’expérience positive avec les solutions d’hébergement de SherWeb a complètement changé la vision que Tundra a du cloud. Les dirigeants de la compagnie sont partis d’un sentiment de totale méfiance à une totale conviction que le cloud peut les aider à améliorer l’efficacité de leurs activités.

« Ils me posent beaucoup de questions techniques désormais, c’est fantastique ! C’est vraiment la direction que je veux prendre. La fiabilité à toute épreuve de SherWeb les a convaincus du cloud et ce sentiment se solidifie ».